지난 주말에 친지의 장례식에 다녀왔습니다. 요즘 장례식은 전문 장례사와 도우미들이 많이 도와줘서 예전만큼은 힘들지 않습니다. 하지만 저같은 어중간한 나이에 있는 사람이라면 장례식에서 허드렛일을 많이 해야 합니다. 게중에 외부인에게 절대 맡길 수 없는 것이 조의금을 정리하는 것입니다. 적게는 1~200명에서 많게는 1,000명에 가까운 손님들이 놓고간 조의금 (또는 결혼식 축의금)을 정리하는 것은 여간 귀찮은 일이 아닙니다. 최근 몇 차례의 경험을 바탕으로 제가 사용하는 축의금/조의금을 정리하는 법을 정리/공유하려고 합니다.
** 소위 김영란법 '부정청탁 및 금품 등 수수의 금지에 관한 법률' 덕분에 불필요한 축의금/조의금이 줄어든 점은 정리하는 사람 입장에서 참 좋습니다. 그리고 5만원권이 일반화된 것도 참 좋습니다.
준비물: 엑셀이 설치된 노트북 (맥인 경우 Numbers, 인터넷이 연결되면 구글닥스도 좋음), 볼펜 (사인펜) 1개, 고무밴드 또는 빈봉투, 계수기, 빈박스 (2개)
최소 필요 인원 3명 (계수기가 없으면 더 있으면 편함) 편의상 A, B, C로 부름
절차:
- 축의함/조의함에서 꺼낸 봉투를 가지런히 모은 후에, 흰 여백에 1번부터 끝번까지 숫자를 적는다.
- 예를 들어, 157명이라고 가정하면, 1번부터 157번까지 순서대로 적음
- 미리 봉투를 출처 별로 굳이 분류할 필요는 없음
(A) 새로운 엑셀/구글닥스 sheet에 1번부터 끝번(157)까지 숫자를 적는다.
- 엑셀/구글닥스에서 1, 2, 3 등 몇 개만 적고 선택후 드래그를 하면 자동으로 +1씩 증가함
- 엑셀/구글의 열번호를 그대로 이용할 수도 있겠지만, 나중에 출처별로 그룹(소팅)을 만들어야 해서 별도의 넘버링이 필요함
(B) 1번 봉투부터 돈을 꺼내서 액수를 확인해서 액수를 불러준다.
- (A)는 확인된 금액을 엑셀/구글닥스의 해당 번호에 적는다
- (C)는 확인된 금액을 봉투에 (숫자 옆에) 적는다.
- (B)는 1만원권과 5만원권을 개별 빈박스에 분리해서 넣는다.
- 이 단계에서 축의금/조의금을 낸 사람의 이름은 확인할 필요는 없다.
- 이젠 5만원권을 많이 사용해서 액수 확인하는 것이 편해짐. 그리고 김영란법으로 액수 제한이 있어서 또 편해짐
- 봉투에 돈이 들어있을 수 있으니 (C)가 금액을 적기 전에 봉투를 재확인하면 좋음
- 최초에 액수를 잘못 확인/기입하면 나중에 뒤처리가 귀찮아짐
금액 확인이 모두 끝나면, 엑셀에서 총액을 구한다. (=SUM()함수 사용)
- '1만원권 x 매수 + 5만원권 x 매수 = 총액'을 앞서 구한 SUM과 비교함
- 매수 확인을 위해서 계수기가 있으면 좋지만, 없으면 1만원권/5만원권을 100매 단위로 구분함 (고무밴드로 묶거나 빈봉투에 담아서 구분)
- 고무밴드가 있으면 100매를 고정하기가 편하고, 흰봉투를 사용하면 봉투에 매수(금액)을 적어놓을 수 있어서 좋음
- 총액이 맞지 않으면, 매수 재확인 및 번호에 따라서 봉투와 엑셀파일의 금액 재확인
- 엑셀을 사용하는 첫번째 이유는 별도의 계산기가 없이도 총액을 바로 구할 수 있기에 편함
이제 봉투 1번부터 시작해서 이름과 소속 (구분)을 적는다.
- 요즘은 대부분 한글로 이름을 적지만 한자인 경우는 참 난감함. 주변에 한자를 잘 아는 어른이 필요함
- 축의금의 경우 친척, 부모님의 지인, 그리고 당사자의 지인 등으로부터 축의금이 들어오고, 조의금의 경우 친척, 부모님의 지인, 개별 자녀들의 지인 등으로부터 조의금이 들어오기 때문에 추후의 관리를 위해서 기본 출처 (소속)을 큰 단위 (부모님, 당사자 또는 자녀들)로 구분해두는 것이 좋음. 혼주/상주는 바쁘기 때문에 일단 가능한 범위 내에서 1차 분류하고, 미결된 것만 따로 추후에 혼주/상주에게 확인을 받으면 된다.
구분에 따라서 재소팅해서 구분별 합계를 구하고, 봉투도 출처/구분별로 나눠서 당사자에게 전달한다.
- 행사가 끝난 후에 엑셀파일을 당사자들에게 전달함
저의 축의금/조의금 정리의 팁은 바로 처음부터 엑셀/구글닥스에 금액을 함께 기입한다는 것입니다. 봉투에 기입된 금액을 다시 확인해서 계산기로 총액을 구하고, 실제 수금된 총액과 비교해야 하는데, 엑셀을 사용하면 총액을 바로 구할 수 있습니다. 그리고, 출처/구분에 따라서 재소팅하면 누구한테 얼마의 금액이 왔는지 바로 구분이 가능하고, 추후에 상대방의 경조사에 쉽게 대응할 수 있습니다.
저는 이런 식으로 축의금/조의금을 정리합니다. 이런 종류의 축의금/조의금 문화가 없어졌으면 (가까운 지인/친구끼리는 -- 특히 결혼식에서 -- 그들이 필요로하는 물건/선물로 대체) 하는 것이 저의 개인적인 바람이지만, 당분간은 우리나라에서 사라지지 않을 것이므로 조금은 편하게 정리할 수 있었으면 하는 바람에서 글을 적었습니다. 앞으로 카톡 (카카오페이)에 축의금/조의금 보내기 기능이 들어간다면 돈을 주고 받는 것도 편하고, 시스템이 알아서 돈을 보낸 사람의 목록 및 금액을 정리해줘서 편할텐데... 엑셀로 정리하든 아니면 카톡에서 시스템에 정리하든 정리가 돼있으면 이를 참조해서 추후에 상대방의 행사에서 등가의 금액/선물로 다시 전달하면 됩니다.
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